1. Suche und Auswahl der relevanten Akteure
Zunächst werden alle am Konflikt beteiligten Personen oder Organisationen identifiziert. Dann wird eine Auswahl der zu beteiligenden Akteure getroffen. Dabei sollte darauf geachtet werden, dass wirklich alle relevanten Akteure berücksichtigt worden sind. Dies kann gut mit einer Stakeholderanalyse bewerkstelligt werden.
2. Aufarbeitung des Konflikts
Alle Interessen, Hintergründe und Ursachen des Konfliktes werden angeführt. Dabei ist die Rolle des Mediators als unabhängiger Dritter wichtig, da die Stakeholder so eher Vertrauen fassen und die wahren Hintergründe eines Konfliktes offenlegen. Wichtig ist hier, auch die Intensität des Konfliktes einzuschätzen, um verhärtete Positionen der Konfliktparteien wieder aufzuweichen.
3. Konfliktlösungspotential ermitteln
Die Konfliktparteien sammeln Lösungsvorschläge, die gemeinsam bewertet werden. Eine Lösungsvariante sollte ausgewählt werden, auf die sich alle Beteiligten einigen können. Dabei kann in den meisten Fällen nicht allen Anforderungen in Gänze entsprochen werden. Die Akzeptanz dafür, dass nicht allen Bedürfnissen entsprochen werden kann, muss sowohl von den Konfliktparteien, als auch von dem Mediator selbst kommen.
4. Einigung auf die Problemlösung
Die ausgewählte Lösungsvariante sollte schriftlich festgehalten und von den Konfliktparteien unterzeichnet werden.
5. Feedback
Nach der Vereinbarung sollte es nochmal zu einer Sitzung kommen, die den Beteiligten die Möglichkeit eröffnet, Rückmeldung zur Umsetzung zu geben. Dies dient der Sicherstellung der Einhaltung der Vereinbarung und der Bearbeitung von Umsetzungsproblemen.