Groupware

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Beschreibung

Groupware sind Anwendungen, die eine dezentrale Zusammenarbeit verschiedener Teammitglieder in Echtzeit ermöglichen. Es handelt sich demnach um „kollaborative Software“. Sie wird innerhalb der Kerngruppe der Reformtreiber, d. h. der Strategiegruppe, eingesetzt und hilft dabei, die interne Kommunikation und Zusammenarbeit der Reformakteure zu verbessern und Wissen zu teilen bzw. Wissenslücken zu identifizieren und aufzuarbeiten. Groupware erlaubt eine schnelle, interne Abstimmung und erhöht so die Reaktionsfähigkeit der Strategiegruppe. Ein Anwendungsgebiet ist bspw. die interne Projektplanung. Groupware kann die Transparenz der Projektplanung erhöhen: Verantwortlichkeiten sowie Arbeitsschritte und  ergebnisse werden klarer und ein schnelles Feedback wird ermöglicht.

Idealerweise werden sämtliche Funktionen, wie etwa die gemeinsame Dokumentenbearbeitung, Chat- und Mailfunktionen, Videokonferenzen und Terminplanung, sowie ein Newsstream in einer Benutzeroberfläche gebündelt und ansprechend dargestellt. Somit ist Groupware ein umfassendes Projektmanagementwerkzeug, das die bessere Kontrolle der Prozessqualität ermöglicht und dezentrale sowie zeitlich unabhängige Zusammenarbeit erleichtert. Dies ist insbesondere in divers zusammengesetzten Projektgruppen hilfreich.

Ziele

  • Interne Kommunikation sichern
  • Wissen teilen und verfügbar machen
  • Prozesstransparenz herstellen
  • Interne Abstimmung ermöglichen
  • Teammitglieder einbinden und motivieren

Vorgehen in fünf Arbeitsschritten

1. Bedarf für Groupware erörtern
Zunächst muss klar sein, ob der Personenkreis, der durch die Einführung von Groupware besser zusammen arbeiten soll, den Bedarf nach einem solchen Werkzeug erkennt oder die Bereitschaft zeigt, damit zu arbeiten. Wichtig ist, dass bereits eine offene und an der Zusammenarbeit interessierte Kultur herrscht.

2. Anforderungsprofil an die Groupware erstellen und Ressourcen klären
Dann muss geklärt werden, welche Anforderungen an die Groupware gestellt werden (bspw.: Wie groß ist die damit arbeitende Gruppe? Handelt es sich um eine Daueraufgabe oder ist sie zeitlich begrenzt? Welche Anforderungen werden an die Datensicherheit und die Benutzerbetreuung gestellt?). Häufig ist der erste Schritt, sich einen Überblick über die möglichen Funktionen zu verschaffen und sie nach ihrem Nutzen für den Prozess auszuwählen. Neben den Anforderungen muss auch klar sein, welche Ressourcen für die Anschaffung bzw. den Betrieb der Groupware zur Verfügung stehen (Geld, Know-How, IT-Infrastruktur). Unabhängige Beratung kann helfen, die Potenziale von Groupware richtig einzuschätzen und die Vor- und Nachteile abzuwägen.

3. Anbieter auswählen
Anschließend muss eine Lösung ausgewählt werden, die das Anforderungsprofil erfüllt.

4. Groupware implementieren
Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um sämtliche Potenziale der Groupware auszuschöpfen. Wichtig ist, dass a) das eingesetzte System ausgereift ist und ein schneller Einstieg gelingt, b) die Führungspersonen die Bedeutung der Anwendung durch persönliche Nutzung hervorheben, c) die Anwender im Umgang mit der Groupware geschult werden und einen Ansprechpartner für Fragen haben und d) zentrale Kommunikations-, Informations- und Abstimmungsprozesse innerhalb der neuen Lösung stattfinden.

5. Schwächen beheben (ggf.)
Manche Lösungen sind modular aufgebaut und ermöglichen es so, je nach Bedarf weitere Anwendungsmöglichkeiten hinzuzufügen bzw. nicht genutzte Elemente zu entfernen. Der vollständige Wechsel von einer nicht zufriedenstellenden Lösung zu einer neuen Groupware bedeutet viel Aufwand und erzeugt möglicherweise Frustration bei den Nutzern, so dass ein solcher Schritt wohlüberlegt sein muss.

Anwendung

  • Phase 1 – Strategiegruppe:

    • Kompetenz: Wissen innerhalb der Strategiegruppe aufbauen und teilen
    • Kommunikation: Interne Kommunikation verbessern und Kommunikation nach außen vereinheitlichen; Ergebnisse abstimmen
    • Kraft zur Durchsetzung: Wesentliche Entscheider einbinden; interne Geschlossenheit und rasche Reaktionsfähigkeit gewährleisten

  • Phase 2 – Agenda Setting

    • Kompetenz: Wissen aufbauen und teilen; Entscheidungen dokumentieren
    • Kommunikation: Interne Kommunikation verbessern und Kommunikation nach außen vereinheitlichen; Ergebnisse abstimmen
    • Kraft zur Durchsetzung: Wesentliche Entscheider einbinden; interne Geschlossenheit und rasche Reaktionsfähigkeit gewährleisten

  • Phase 3 – Formulierung und Entscheidung:

    • Kompetenz: Wissen aufbauen und teilen; Entscheidungen dokumentieren
    • Kommunikation: interne Kommunikation verbessern und Kommunikation nach außen vereinheitlichen; Ergebnisse abstimmen
    • Kraft zur Durchsetzung: Wesentliche Entscheider einbinden; interne Geschlossenheit und rasche Reaktionsfähigkeit gewährleisten

  • Phase 4 – Umsetzung:

    • Kompetenz: Wissen aufbauen und teilen; Umsetzungsschritte dokumentieren
    • Kommunikation: interne Kommunikation verbessern und Kommunikation nach außen vereinheitlichen; Ergebnisse abstimmen
    • Kraft zur Durchsetzung: Wesentliche Entscheider einbinden; interne Geschlossenheit und rasche Reaktionsfähigkeit gewährleisten

  • Phase 5 – Fortlaufende Erfolgskontrolle:

    • Kompetenz: Wissen erhalten und für die Evaluation nutzen; Abgleich mit ursprünglichen Zielen durchführen
    • Kommunikation: Zielerreichung und Anpassungsmaßnahmen diskutieren; Kommunikation nach außen vereinheitlichen
    • Kraft zur Durchsetzung: Wesentliche Entscheider einbinden; interne Geschlossenheit und rasche Reaktionsfähigkeit gewährleisten